关于开展我校2020届硕士、博士研究生毕业生档案邮寄信息核对工作的通知

各学院：

为了保障我校研究生毕业生离校后能够在规定报到时间内顺利办理报到、政审、入职、人事代理等相关手续，优质完成档案邮寄与查询工作，学生就业指导处现就档案邮寄信息核对工作等相关事宜通知如下：

一、邮寄地址生成

1、档案收寄单位的名称原则上与黑龙江省教育厅对毕业生的派遣单位名称一致，培养方式为定向或委托培养的毕业生档案将邮寄回委托培养单位。

2、邮寄单位的详细地址、联系电话、联系人等信息来源主要通过以下三种渠道获得：

A、派遣回毕业生生源所在地的信息主要来源于教育部数据平台毕业生档案接收单位信息数据库。

B、由毕业生提供签约单位出具的调档函或就业三方协议书、接收函上显示的档案转寄信息。

C、由毕业生本人或委托他人提供的详细信息。

二、邮寄地址信息核对

1、核对信息方式：

A、扫描下方二维码或搜索“哈师大就业指导”公众微信号。

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B、依次点击“毕业生”、“个人中心”，登录后点击第14项“档案查询”。登陆账号为学号，登陆密码为身份证号码后六位数字。

2、毕业生需要重点核对的具体信息包括：姓名、学号、收档部门、收档单位地址信息、收档单位（联系电话）、备注（毕业生本人手机号码）等信息。

3、在本校工作或升学至本校的毕业生档案将直接转递至相关部门，故不显示档案邮寄信息。

4、收档单位为教育局、人社局、人才中心的，未填写收档部门和收档电话或收档单位在相同市、县的上述三个单位之间变更的均属正常情况。

三、问题处理

能够正常毕业的研究生毕业生核对数据时均应显示档案邮寄信息，出现下列情况的应及时做出相应处理。

1、信息补充

收档单位电话、收档部门、收档单位地址等栏目显示为“需要毕业生本人提供”的，为学校认定依据原有信息实施邮寄具有退档风险。主要包括：毕业生升学或就业单位属多地办公；接收部门无法查询；接收单位为学校、放假期间需提供接收人手机号码等情况。

毕业生提交补充信息时应填写《2020届研究生毕业生档案邮寄补充信息汇总表》（附件1），由学院汇总交给学生就业指导处。毕业生默认为不需要提交的，档案以派遣单位名称作为邮寄地址实施邮寄。

2、信息变更

对于符合下列条件且能够提供相应佐证材料的，学校将依据毕业生提供的信息实施邮寄。具体包括：

A、此轮信息统计时间节点未就业（派遣地址为生源所在地），且能够提供新单位出具的接收函或调档函或已签约的就业三方协议书的；

B、已经签约或培养类型为定向、委托的毕业生能够提供原单位出具的解约材料，且能够提供生源地接收单位地址或新单位出具的接收函或调档函或已签约的就业三方协议书的；

C、收档单位错误或具体信息不准确的。如：单位搬迁、部门更换、档案管理人和电话更换的。

毕业生提交修改信息申请时应填写《2020届研究生毕业生档案邮寄变更汇信息总表》（附件2）与相应佐证材料（完整清晰的原件电子照片）一并交给辅导员老师，由学院汇总交给学生就业指导处。对于在规定时间内未提出信息修改申请的毕业生，档案按照现有邮寄信息实施邮寄。

3、其他问题

登陆账号、无邮寄信息等问题和毕业生具有其他特殊情况和意愿的可通过电子邮件方式咨询。

四、截止时间与联系方式

1、学院提交毕业生补充与修改材料截止时间为：2020年7月14日 17:00

2、公务邮箱：hsdjybgs@163.com

五、档案邮寄查询与问题处理

1、邮寄快递：EMS特快专递

2、邮寄时间：邮寄信息经本次毕业生核对无异议的档案，拟于2020年7月17日全天发送。

3、档案查询：

A、如毕业生本人手机号码准确无误，邮件发出后将收到含EMS快递单号的提示短信，毕业生可依据单号线上跟踪查询。据邮局统计，短信发送方式为系统群发，成功率高于98%。

B、7月22日以后，毕业生可在“哈师大就业指导”微信公众号自助查询快递单号，具体方法同“核对信息方式”。

C、线上跟踪查询期限为3个月，邮局人工查询期限为1年，请毕业生务必及时确认档案到达情况。

D、寄件邮局自2020年7月25日受理人工辅助查询，查询电话0451-57355095

六、退档处理

如在档案邮寄过程中出现退档的情况，学生就业指导处将在8月25日以后联系毕业生本人再次确认档案邮寄地址后重新进行邮寄。

学生就业指导处

2020年7月11日